BÍ QUYẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

BÍ QUYẾT TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

date_range 18-04-2019 visibility 79
Nghề tổ chức sự kiện (event) đang phát triển với tốc độ nhanh chóng. Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình", tức là phải có tính tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết rồi sau đó còn là những ý tưởng mới mẻ và đột phá. Người tổ chức sự kiện không chỉ lên phương án thiết kế cho sự kiện được tổ chức, book nhân sự sự kiện như MC, ca sĩ, nhóm nhạc… mà còn phải biết PR cho chương trình mình thực hiện.  Với kinh nghiệm hơn 12 năm làm event, bạn hãy cùng nghe Gala Việt “điểm danh” vài bí quyết tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhé.

1. Phải xác định rõ mục đích sự kiện

Tùy vào mục đích của sự kiện mà các công ty tổ chức sự kiện sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau nhằm phù hợp với event đó. Thêm vào đó, bạn cần xác định rõ ngay từ đầu khách mời tham gia sự kiện là những ai để có những tiết mục văn nghệ phù hợp nhằm thu hút khách mời.

2. Ấn định thời gian chính xác và địa điểm “ổn”

Để có một event chuyên nghiệp và thành công, bạn cũng cần phải ấn định thời gian chính xác và lựa chọn được địa điểm "ổn" nhất. Theo đó, thời gian sự kiện phải được ghi chính xác và cụ thể trên thư mời để khách mời được đến đúng giờ, góp phần mang đến một sự kiện diễn ra thành công.

Thêm vào đó, địa điểm tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng. Nó chính là không gian tạo nên sự thư thái và ấn tượng cho khách mời trong suốt quá trình diễn ra event. Trên thực tế, một số đơn vị tổ chức sự kiện thường coi nhẹ địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện tổ chức mới phát hiện địa điểm không như mong đợi, chẳng hạn như: Địa điểm chật chội, nóng bức, không trong lành, khu vực vệ sinh kém, bãi giữ xe lộn xộn….

Với những sự kiện tổ chức ngoài trời công ty nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

 

Khi tổ chức sự kiện, bạn nên chọn được một địa điểm ổn nhất có thể

3. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và luôn có phương án dự phòng rủi ro

Để sự kiện thành công bắt buộc bạn phải lên được kế hoạch cụ thể và chi tiết để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Quan trọng hơn hết, bạn không được xem nhẹ bất cứ công đoạn nào cho dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân…

Ngoài ra phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện mà không để xảy ra bất cứ một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể trong event, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở ở mặt khác.

4. Phải dự trù và quản lý được ngân sách đề ra

Người tổ chức sự kiện phải dự trù được ngân sách cho tất cả các hạng mục thi công và quản lý được ngân sách đó nhằm đảo bảo sự kiện diễn ra thành công mà không bị lãng phí hay vượt ngân sách. Để làm tốt điều này, bạn cần có một người khéo léo, tỉ mỉ trong việc điều phối nguồn tiền. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có được dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống…. với giá phải chăng nhất.


 
 

Dự trù được ngân sách sự kiện quyết định đến việc bạn tổ chức sự kiện thành công hay không

Như vậy, để tổ chức sự kiện thành công, bạn cần phải quan tâm tới rất nhiều yếu tố như đã nói trên. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Gala Việt sẽ nhiệt tình tư vấn và tổ chức sự kiện cho bạn thành công với chi phí phải chăng nhất.
 
Hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn có nhu cầu nhé.

Công ty CP Tổ chức sự kiện và DL Gala Việt

70 Phan Đăng Lưu, Hải Châu, Đà Nẵng

Hotline: 0934.969.400
Dữ liệu đang cập nhật
0169.3844.906