Nghề sự kiện thường gặp những rủi ro nào? Cách khắc phục hợp lý nhất

Nghề sự kiện thường gặp những rủi ro nào? Cách khắc phục hợp lý nhất

date_range 23-03-2020 visibility 902
Trong tổ chức sự kiện, có rất nhiều những rủi ro không lường trước và nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Có thể nói, rủi ro là một trong những yếu tố thường xuyên xuất hiện, đặc biệt là trong những sự kiện tổ chức trực tiếp. Vì vậy với tư cách là một nhà tổ chức sự kiện, chúng ta phải biết cách phòng tránh và xử lý rủi ro một cách hài hòa và hợp lý nhất.

Rủi ro về điều kiện thời tiết
 
Khi tổ chức sự kiện, yếu tố góp phần làm nên thành công của một event, đặc biệt event ngoài trời phải kể đến thời tiết thuận lợi, mát mẻ. Tuy nhiên “nắng mưa là bệnh của trời”, chúng ta không thể biết được hôm đó thời tiết như thế nào trong khi ngày giờ tổ chức đã được ấn định sẵn. Để phòng tránh rủi ro khi thời tiết bất lợi, đơn vị tổ chức sự kiện phải dự phòng thêm ô, dù cỡ lớn để che mưa cho khách mời.
 

Tổ chức sự kiện hay gặp một số rủi ro nhất định, trong đó có rủi ro về mặt thời tiết

 
Nếu gần đến ngày tổ chức sự kiện nhưng thời tiết bất ngờ diễn biến xấu đột ngột thì nên thảo luận với các đơn vị tổ chức sự kiện dời địa điểm tổ chức trong nhà thay vì ở ngoài trời để đảm bảo an toàn cho khách mời và thành công trong khâu tổ chức. Nếu xảy ra mưa bão, lũ lụt thì nên dời sự kiện sang một thời điểm khác phù hợp hơn.
 
Rủi ro khi lượng người xem quá đông
 
Với những sự kiện được tổ chức ngoài trời như show ca nhạc, thời trang, các cuộc thi về nghệ thuật thường có lượng người xem quá đông. Điều này đã làm cho các đơn vị sự kiện gặp không ít rắc rối trong việc quản lý dẫn đến những rủi ro về mặt an ninh, trộm cắp. Để lường trước rủi ro này,  ban tổ chức cần nắm rõ được số lượng người tham dự thông qua số vé bán ra hoặc lượng người đăng ký online. Trong ngày diễn ra sự kiện, bàn check-in lượng khách tới là cần thiết trước cửa địa điểm tổ chức. Nhân viên sự kiện kiểm tra vé vào cửa hoặc thông tin cá nhân đăng ký online. Đối với sự kiện tự do vào cửa, an ninh sự kiện cần chú ý tới những người có dấu hiệu khả nghi, khác thường để tránh trộm cắp lẻn vào khu vực sự kiện.
 
Thông báo tới người tham gia những vật dụng không nên mang theo khi tới tham gia sự kiện. Xây dựng khu vực gửi đồ đảm bảo an toàn cho khách tới tham gia. Đặc biệt, với những sự kiện lớn, ban tổ chức cần huy động lực lượng an ninh đông đảo, thắt chặt an ninh những địa điểm trọng tâm của sự kiện.
 
Rủi do khi nhân sự sự kiện đến trễ hoặc vắng đột ngột
 
Trong các sự kiện được tổ chức có book nhân sự sự kiện là MC, PG, giới nghệ sĩ. Một số rủi ro xảy ra chính là họ đi trễ hoặc thậm chí vắng mặt vì một lý do nào đó. Lúc này, agency nên thương lượng với khách hàng về thời gian tổ chức và khởi động những tiết mục văn nghệ lên đầu để chờ ca sĩ chính đến. Về MC, nhân vật kết nối sự kiện với khách mời thì nên yêu cầu họ đến sớm hơn 1 tiếng để duyệt chương trình nhằm phòng trường hợp họ đi trễ. Trong khi đó, PG cũng nên đến sớm hơn thời gian dự kiến tổ chức để chuẩn bị đón khách được chu đáo. Nếu chẳng may nhân sự nào vì lý do nào đó vắng đột ngột thì agency nên tìm người dự trù để thay thế khi cần thiết.


Để không phải gặp rủi ro khi tổ chức sự kiện về mặt nhân sự, agency cần đưa nhân sự đến sớm hơn thời gian tổ chức
 
Rủi do về hệ thống điện, âm thanh – ánh sáng
 
Có những sự kiện lớn cần trang thị nhiều thiết bị âm thanh – ánh sáng. Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên kiểm tra hệ thống điện có chịu nỗi trọng tải hay không, tránh trường hợp mất điện đột ngột. Nếu chẳng may mất điện đột xuất, agency trên đề phòng trước một chiếc máy phát điện.

Rủi ro về dịch bệnh

Có những sự kiện đã lên lịch tổ chức nhưng vì lý do dịch bệnh nên phải tạm hủy, hoãn hoặc dời lịch. Điều này cả khách hàng và agency đều phải tuân theo chỉ định của nhà nước, chẳng hạn như dịch Covid-19 đang có sức tàn phá trên toàn thế giới hiện nay. Nếu sự kiện bắt buộc phải diễn ra thì ban tổ chức cần hướng dẫn khách đảm bảo vệ sinh, có ý thức trong việc phòng chống dịch, kiểm tra thân nhiệt trước khi vào địa điểm tổ chức, bịt khẩu trang, rửa tay bằng xà phòng và cồn. Nên hạn chế số lượng khách mời xuống để đảm bảo an toàn tuyệt đối.

 
Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công, đòi hỏi các nhà tổ chức sự kiện phải có những kiến thức về sự kiện và những rủi ro trong sự kiện. Hãy nhận diện những rủi ro có thể xuất hiện và đưa ra các phương án khắc phục tốt nhất và rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.
 
0169.3844.906