QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

date_range 28-06-2019 visibility 32
Là công ty tổ chức sự kiện, bạn muốn tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì cần lên kế hoạch chi tiết, cụ thể cũng như chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị và nhân sự để phục vụ cho sự kiện này.

1. Hội thảo là gì? Các chương trình hội thảo phổ biến hiện nay
 
Hội thảo là một sự kiện của công ty, doanh nghiệp được tổ chức thường xuyên nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của mình. Thông qua buổi hội thảo, các công ty và doanh nghiệp dễ dàng trình bày những chủ đề quan trọng để gửi đến khách hàng nhằm truyền thông tin cũng như lấy ý kiến để thay đổi phù hợp hơn với nhu cầu khách hàng.

 
 

Một chương trình hội thảo chuyên nghiệp được tổ chức thành công
 
Các chương trình hội thảo phổ biến nhất hiện nay bao gồm:
 
Hội thảo khoa học: Đây là buổi hội thảo được tổ chức nhằm mục đích thảo luận về một vấn đề khoa học nào đó hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học của một cá nhân hoặc một tổ chức. Những khách mời của buổi hội thảo này là những người có cùng chuyên môn, cùng quan tâm về một vấn đề của hội thảo.
 
Hội thảo du học:  Đây là hội thảo nhằm giải đáp các thắc mắc của người tham dự về vấn đề du học, bao gồm thủ tục, chi phí, du học nước nào là tốt nhất và cuộc sống ở nước ngoài ra sao. Hội thảo này là PR do một công ty dịch vụ du học nhằm tìm kiếm khách hàng.
 
Workshop: Đây là cuộc hội thảo ở quy mô nhỏ được tổ chức nhằm chia sẻ những kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng…. thông qua đó PR cho một dịch vụ ngân hàng, tài chính nào đó.
 
Hội thảo chuyên đề, chuyên môn: Đây là buổi hội thảo chỉ xoay quanh một chủ đề chính và có diễn giả thuyết trình cho bạn hiểu. Hội thảo này áp dụng được trong công việc và thực tế của các công ty, doanh nghiệp.
 
Hội thảo tập huấn: Hội thảo này nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho nhân viên để công việc của họ được tốt hơn về sau.

2. Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
 
Cho dù bạn tổ chức hội thảo với chủ đề nào đi nữa, nếu muốn thành công bạn đều phải chuẩn bị chu đáo ở tất cả các khâu theo một trình tự nhất định.
 
Sau đây là quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp mà bạn nên biết:
 
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị và lập kế hoạch hội thảo
 
Xác định chủ đề hội thảo: Bạn nên xác định chủ đề hội thảo là gì để tập trung vào chủ đề đó và xác định thành phần tham dự.
 
Lên danh sách khách mời: Bạn lên danh sách khách mời tham dự hội thảo theo yêu cầu của khách hàng hoặc để khách hàng tự lo.
 
Chọn địa điểm tổ chức hội thảo và trang trí: Tùy theo quy mô của hội thảo mà bạn chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp. Thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ chọn sảnh tại nhà hàng, khách hàng để tổ chức. Bạn tiến hành trang điểm không gian cho buổi hội thảo bằng backdrop, standee…
 
Chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị cho hội thảo: Bao gồm máy chiếu, màn hình led, bàn ghế, bục phát biểu… tùy vào hội thảo bạn tổ chức là gì?
 
Nhân sự cho hội thảo: Bao gồm lễ tân, MC, diễn giả…
 
Truyền thông cho sự kiện: Bạn in ấn các tài liệu liên quan đến hội thảo để trao tận tay khách mời cũng như viết bài liên quan đến hội thảo đăng lên facebook, fanpage và website của công ty.
 
Chuẩn bị tiệc nhẹ: Hội thảo thường có những phút giải lao. Bạn nên chuẩn bị những buổi tiệc như teabreak để phục vụ khách mời.
 
Chuẩn bị quà tặng cho khách mời: Bạn nên chuẩn bị những món quà nhỏ để dành tặng cho khách mời tham dự hội thảo.
 
Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức hội thảo
 
- Đón tiếp khách mời tham dự hội thảo
 
- Duyệt kịch bản hội thảo lần cuối với MC
 
- Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản

 

Buổi hội thảo của tập đoàn dầu khí Việt Nam
Giai đoạn 3: Sau khi hội thảo kết thúc
 
- Đánh giá tổng quát về buổi hội thảo
 
- Gửi quà tặng dành cho khách mời
 
Trên đây là quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được các công ty tổ chức sự kiện áp dụng để mang đến sự thành công cho sự kiện. Là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Công ty CP tổ chức sự kiện và DL Gala Việt thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo cho khách hàng với quy mô từ 100 người đến 1000 người tham dự. Nếu bạn đang muốn tổ chức hội thảo thành công thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn:
 
Công ty CP tổ chức sự kiện và DL Gala Việt
 
70 Phan Đăng Lưu, Hải Châu, Đà Nẵng
 
SĐT: 0934.969.400
 
 
 
 
Dữ liệu đang cập nhật
0169.3844.906